Palvelut koko kilpailutusprosessiin
Markkinakartoitukset
Tarvekartoitukset
Vaatimusmäärittelyt ja muut tarvittavat materiaalit
Hankintaprojektin koordinointi
Markkinakartoitukset
Miksi markkinakartoitus on tärkeä?
Hankinta lähtee aina tietenkin tarpeesta, mutta toisinaan tarve ei ole täysin selkeä tai ei ole todellista tietoa tarjolla olevista ratkaisuista.
Usein tämä johtaa tilanteisiin, joissa hankitaan samaa tuotetta tai palvelua kuin on ennenkin hankittu.
Aina se ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista tai järkevää.
Kehityksen myötä esimerkiksi IT-järjestelmiä, tukipalveluita ja ohjelmistoja voidaan tuottaa asiakkaille entistä tehokkaammin. Se mikä palveli eilen, ei kenties enää tänään tuo riittävää kilpailuetua tai toiminnan tehokkuutta.
Ammattimainen hankinta sisältää markkinakartoituksen tai ajantasaisen tiedon markkinoista ja tarpeisiin vastaavista toteutusvaihtoehdoista.
Tarvekartoitukset
Ennen markkinakartoitusta on syytä tunnistaa tarve ja vähintäänkin pääpiirteittäin mahdolliset haasteet, joita uudella hankinnalla pyritään ratkomaan.
Tarve koostuu useimmiten organisaation eri toimintojen tarpeista. Niiden tunnistaminen ja kartoittaminen on ensiarvoisen tärkeää onnistuneen hankinnan tekemiseksi. Esimerkiksi tietohallinnolla voi olla teknisiä vaatimuksia tietoturvaan ja nykyisten järjestelmien tiedonvaihtoon liittyen. Toisaalta myös liiketoiminnalla/ydintoiminnalla voi olla omia erityisvaatimuksia.
Taloushallinto kenties asettaa sen jälkeen omia vaatimuksiaan, toiminnoista vastaavilla on taas omat tarpeensä sekä kenties vielä muut järjestelmää käyttävät sidosryhmät omiaan.
Kaikkia edellä mainittuja vaatimuksia tulisi kyetä hallitsemaan yhtenä kokonaisuutena.
Vaatimusmäärittelyn ja muun tarjouspyyntömateriaalin laadinta
Vaatimusmäärittely on mielestäni hankinnan ydin. Se määrittää tarpeet, kuvaa haasteet sekä kertoo loppupeleissä sen, mitä saamme käyttöömme tarjotulla hinnalla.
Halvin hinta ei aina ole paras, jos se tosiasiallisesti ei täytä tarvetta tai täyttää sen vain osittain.
Halvin voi myös puutteellisesta vaatimusmäärittelystä johtuen koitua myöhemmin kalleimmaksi vaihtoehdoksi.
Vaatimusmäärittely ei sellaisenaan ole riittävä, vaan sen lisäksi tulee huomioida hinnoittelumalli, jolla varmennetaan tarjousten vertailukelpoisuus ja tietenkin hankinnan kohteeseen soveltuvat sopimusehdot.
Tarjouspyyntö sekä muut materiaalit tukevat osaltaan hyvää hankintaa.
Hankintaprojektin koordinointi
On sitten kyse yksittäisestä hankinnasta tai useamman organisaation kesken järjestettävästä yhteishankinnasta, on hankinnassa aina kyse projektista. Hankintaprojektilla on alku- ja päätepiste sekä vaiheita, jotka tulee suorittaa onnistuneen hankinnan aikaan saamiseksi.
Hankintaprojekti tulee aikatauluttaa, asettaa tavoitteet, määrittää käytettävissä olevat resurssit ja hoitaa ajantasainen viestintä eri osapuolten kesken.
Mikäli esteitä tulee matkaan, tulee projektinvetäjän kyetä vastaamaan ja toimimaan haasteiden edellyttämällä tavalla.
Mikä tärkeintä, jonkun täytyy pitää huolta ja varmistaa, että hankinta etenee suunnitellusti.
Kuinka voin olla avuksi?
Ota yhteyttä ja keskustellaan aiheesta lisää.
Maria Saari - 050 413 7331