Hankintaa ja sopimushallintaa vuosien kokemuksella
Onko tarpeenanne suuremman tai pienemmän hankinnan kilpailutus, hankintojen elinkaaren aikaisten prosessien ja käytäntöjen mallintaminen, hankintaa tukevien järjestelmien käyttöönotto tai hankintojen nykytilan selvittäminen? Älä turhaan epäröi, vaan ota yhteyttä ja keskustellaan tarpeistanne lisää.
Tapa toimia
Mikä erottaa, miksi valita Y-Hankinta?
Toimintatavan kulmakiviä ovat peräänantamattomuus, luovuus sekä järkkymätön ratkaisuhalukkuus.
Koemme laadun kunnia-asiana ja tavoitteenamme on aina asiakkaan tarpeen täyttäminen mahdollisimman laadukkaasti.
Emme väitä, että hankinta hoituu aina kuin "Strömsössä", tuomme rohkeasti esille myös mahdolliset haasteet ja mutkat matkassa.
Asiakkailta saadun palautteen perusteella tarjouksemme ovat pitäviä eli pyrimme tarjouksessa jo ensialkuun huomioimaan kaiken tarvittavan. Näin asiakkaat ovat välttyneet "yllättäviltä" lisäveloituksilta.
Taustaa
Vuosien kokemus käytössänne
Tarjoamme käyttöönne yli 20 vuoden kokemuksen IT-alalta ns. "molemmilta puolilta pöytää" sekä yli 10 vuoden kokemusta hankinnoista. Erikoisosaamisena julkiset hankinnat, joissa yhteishankintasopimusten arvo on ollut jopa satoja miljoonia euroja.
Vahvaa käytännönkokemusta sopimushallinnasta ja näkemystä hankinnan strategisesta merkityksestä organisaatioiden kannattavuuteen ja tuottavuuteen.
Erityisosaamisena hankintojen analysointi ja raportoinnin kehittäminen.
monessa MUKANA
Hankinnoissa koettua
niin yrittäjänä kuin päivätyössä
Alla on lyhyesti kuvattuna esimerkkejä tekemistäni projekteista. Kerron mielelläni lisää toimintatavoistani sekä parhaaksi koetuista käytännöistä. Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää tarpeistanne.
Asiakkaalla hankinnat oli tunnistettu yhdeksi merkittävästi säästöjä mahdollistavaksi toiminnoksi. Myöskin kattavampi kokonaisnäkymä hankintoihin, sopimustoimittajiin sekä sopimuksiin oli puutteellinen.
Tähän ratkaisuksi laadittiin digitaalinen ostoanalyysi -työkalu, joka toimii myös jatkossa dynaamisena hankintojen ja sopimusten seuranta- ja analysointityökaluna. Mahdollistaen siten tarvittavien toimenpiteiden suuntaamisen juuri oikeisiin kohteisiin.
Lähtotilanne: Asiakkaalla ei ollut omaa julkisen hankinnan osaavaa henkilöstöä, joten apua koettiin tarvittavan hankinnan läpiviemiseen hankintalakia noudattaen. Myös vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön laadinnassa asiantuntija-avulle koettiin olevan tarve.
Alkuvaiheessa ei vielä ollut selvyyttä parhaiten tarpeeseen soveltuvasta hankintakokonaisuudesta, eikä kattavaa näkemystä markkinatarjonnasta. Hankinnan valmistelu aloitettiinkin markkinakartoituksen turvin ja jatkettiin vaatimusmäärittelyn sekä muun tarjouspyyntömateriaalin työstämisellä sekä tarjoajaehdokkaiden kanssa järjestetyllä teknisellä vuoropuhelulla.
Toimeksianto kattoi kaiken kaikkiaan hankinnan ja siihen liittyvän materiaalin valmistelun, tarjouspyynnön julkaisun, käyttöönottotarkastuksen valitulle järjestelmälle, aina sopimuksen solmimiseen asti.
Lähtötilanteessa organisaation hankintayksikössä ei ollut yhtenäisiä toimintatapoja, vaan jokainen hankinta-asiantuntija työsti kilpailutuksia omien parhaiden käytäntöjensä mukaisesti. Tämä oli johtanut mm. seuraaviin haasteisiin:
- Yksittäisten kilpailutusten merkittävät laatupoikkeamat
- Kilpailutusten resurssoinnin haasteet
- Epäselvät vastuu ydintoimintojen ja hankinnan kesken
- Kiire ja tulipalojen sammuttaminen
Ratkaisuksi laadittiin työkalu, jolla kuvattiin koko hankintaprosessi vaiheineen, aikatauluineen sekä vastuineen. Jatkossa työkalu toimii perustana hankintaprojektien läpiviennissä ja projektoinnissa.
Mikäli hankintoja tai niihin liittyviä sopimuksia on mittava määrä, on niiden hallinnointi haasteellista samoin menetelmin. Organisaatioon kertyy helposti satoja sopimuksia, suurimpiin jopa tuhansia, jolloin helposti vastaan tulee jo pelkästään resurssihaasteet.
Samoja toimia ei myöskään ole tarkoituksenmukaista tehdä jokaisen hankinnan tai sopimuksen osalta.
Tähän haasteeseen Y-Hankinta vastasi luomalla hankintojen ja sopimusten luokitteluun suunnatun arviointityökalun (VRM-arviointi).
Arviointi ottaa kantaa euromäärän lisäksi hankinnan vaikuttavuuteen, riskeihin sekä merkittävyyteen eri näkökulmat huomioiden.
Lähtökohtana oli tilanne, jossa kilpailuttamiseen ja sopimushallintaan suunnatut järjestelmät olivat otettu käyttöön jo vuosia sitten. Yhtenäisten toimintatapojen puuttuessa sekä järjestelmiin liittyvän jalkautuksen puutteiden vuoksi järjestelmien käyttöaste oli hyvin alhainen.
Järjestelmiä ei hyödynnetty organisaation kannalta maksimaalisesti.
Nykyisiä toimintatapoja ja prosesseja lähdettiin uudistamaan osana järjestelmien käytön tehostamista. Samalla nykyisiä manuaalisia prosesseja automatisoitiin.
Automatisoinnilla saatiin aikaan mittavia työaikasäästöjä sekä samalla mahdollistettiin hankintojen kokonaisvaltainen tiedolla johtaminen.
Hankinta kattoi ICT-laitteiden leasingrahoituksen sekä siihen liittyvien elinkaarenhallintapalveluiden hankinnan. Elinkaarenhallintapalveluilla tarkoitettiin mm.
- Selainkäyttöistä vuokralaiterekisteriä ja siihen liittyviä integraatioita
- Laitteiden jatkovuokrausta/- lunastusta
- Laitteiden osto- ja takaisinvuokrausta
- Sopimuskauden päättyessä laitteiden tietoturvallista tyhjennystä sekä kierrätyspalveluita
Hankinta käsitti valtakunnan laajuisesti toteutettuna hankintana virtuaalisen hoivaratkaisun, mikä käytännössä tarkoitti videoasiointitekniikan välityksellä toteutettavaa virtuaalista hoivapalvelua kotona asuville loppukäyttäjille. Ratkaisu mahdollisti myös virikkeellisen sisällön tuottamisen loppukäyttäjille.
Työ kattoi hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin, puite- ja asiakaskohtaisen palvelusopimusmallin laatimisen.
Puitesopimuksessa mukana olevista asiakkaista koostettiin asiakasryhmä sopimusseurantaan sekä palvelun kehitystä varten. Toimiminen noin kerran kuukaudessa kokoontuvan ryhmän vetovastuullisena sisältyi kokonaisuuteen.
Kilpailutuskokemusta on vuosien varrella kertynyt myös erilaisista it-laitteista, ohjelmistopuolelta sekä
laitteisiin liittyvistä järjestelmistä ja palveluista, kuten mobiililaitteiden etähallintajärjestelmästä sekä tietoturvaohjelmistoista.
Edellämainittuja kilpailutukset ovat pitäneet sisällään hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin ja sopimuksen laatimisen.
Lisäksi kokemusta on kertynyt myös merkittävimpien päämiesten volyymisopimusten solmimisesta.
Ota yhteyttä
Keskustelen mielelläni lisää kaikista hankintoihin liittyvästä.
Maria Saari 050 413 7331
