__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"3415b":{"name":"Main Accent","parent":-1}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"3415b":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"3415b":{"val":"rgb(57, 163, 209)","hsl":{"h":198,"s":0.62,"l":0.52,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__

Hankintaa ja sopimushallintaa vuosien kokemuksella

Onko tarpeenanne suuremman tai pienemmän hankinnan kilpailutus, hankintojen elinkaaren aikaisten prosessien ja käytäntöjen mallintaminen, hankintaa tukevien järjestelmien käyttöönotto tai hankintojen nykytilan selvittäminen? Älä turhaan epäröi, vaan ota yhteyttä ja keskustellaan tarpeistanne lisää.

Digitaalinen ostoanalyysi

Usein hankintojen johtamiseen tarvittavaa kokonaisnäkymää ei ole saatavilla. Kenties yksittäisiä taloushallinnon raportteja, joista taitavat excel-nikkarit...

Kilpailutukset

Iskeekö kilpailuttamistarve harvakseltaan? Mietitkö kenties miten hankinta tulisi aloittaa, miten edetä, mitä kaikkea tulisi huomioida?

Hankinta tulisi kilpailuttaa...

Hankintatoimen kehittäminen

Edistynyt hankintatoimi huomioi toiminnassaan niin kokonaisvaltaisen johtamisen näkökulman kuin operatiivisen tason tarpeet. Monissa organisaatioissa hankintatoimen katsotaan olevan...

Tapa toimia

Mikä erottaa, miksi valita Y-Hankinta?

Toimintatavan kulmakiviä ovat peräänantamattomuus, luovuus sekä järkkymätön ratkaisuhalukkuus. 


Koemme laadun kunnia-asiana ja tavoitteenamme on aina asiakkaan tarpeen täyttäminen mahdollisimman laadukkaasti.


Emme väitä, että hankinta hoituu aina kuin "Strömsössä", tuomme rohkeasti esille myös mahdolliset haasteet ja mutkat matkassa.


Asiakkailta saadun palautteen perusteella tarjouksemme ovat pitäviä eli pyrimme tarjouksessa jo ensialkuun huomioimaan kaiken tarvittavan. Näin asiakkaat ovat välttyneet "yllättäviltä" lisäveloituksilta.


Taustaa

Vuosien kokemus käytössänne

Tarjoamme käyttöönne yli 20 vuoden kokemuksen IT-alalta ns. "molemmilta puolilta pöytää" sekä yli 10 vuoden kokemusta hankinnoista. Erikoisosaamisena julkiset hankinnat, joissa yhteishankintasopimusten arvo on ollut jopa satoja miljoonia euroja.

Vahvaa käytännönkokemusta sopimushallinnasta ja näkemystä hankinnan strategisesta merkityksestä organisaatioiden kannattavuuteen ja tuottavuuteen.


Erityisosaamisena hankintojen analysointi ja raportoinnin kehittäminen.

monessa MUKANA

Hankinnoissa koettua

niin yrittäjänä kuin päivätyössä

Alla on lyhyesti kuvattuna esimerkkejä tekemistäni projekteista. Kerron mielelläni lisää toimintatavoistani sekä parhaaksi koetuista käytännöistä. Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää tarpeistanne.

Hankintojen nykytilakartoitus ja strategia

Tavoitteena kartoituksella oli saada mahdollisimman kattava näkemys hankintojen koko elinkaaren nykytilanteesta sekä mahdollisista kehityskohteista. Kartoitus tehtiin osin haastattelemalla eri toiminnoista vastaavia henkilöitä sekä analysoimalla nykyisiä toimintatapoja, ohjeistuksia sekä johtamisen käytäntöjä.


Kaiken kaikkiaan kartoituksessa tarkasteltiin seuraavia neljää aluetta:


* Strategia ja johtaminen

* Toimintatavat ja prosessit

* Henkilöstö ja osaaminen

* Järjestelmät ja informaatio


Kartoituksen tuotokseksi tuli reilu 30 sivuinen analyysi, sisältäen kuhunkin alueeseen liittyvät kehityskohteet toimenpide-ehdotuksineen. Havaitut kehityskohteet ja toimenpide-ehdotukset analysoitiin ja priorisoitiin sekä tämän työn pohjalta laadittiin koko hankintojen elinkaaren kattava strategialuonnos sisältäen kartoituksessa esiin nousseiden kehityskohteiden parantamiseen tähtäävät toimenpiteet.

Digitaalisen ostoanalyysin laatiminen

Asiakkaalla hankinnat oli tunnistettu yhdeksi merkittävästi säästöjä mahdollistavaksi toiminnoksi. Myöskin kattavampi kokonaisnäkymä hankintoihin, sopimustoimittajiin sekä sopimuksiin oli puutteellinen.


Tähän ratkaisuksi laadittiin digitaalinen ostoanalyysi -työkalu, joka toimii myös jatkossa dynaamisena hankintojen ja sopimusten seuranta- ja analysointityökaluna. Mahdollistaen siten tarvittavien toimenpiteiden suuntaamisen juuri oikeisiin kohteisiin. 

Kiinteistönhallintajärjestelmän hankinta

Lähtotilanne: Asiakkaalla ei ollut omaa julkisen hankinnan osaavaa henkilöstöä, joten apua koettiin tarvittavan hankinnan läpiviemiseen hankintalakia noudattaen. Myös vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön laadinnassa asiantuntija-avulle koettiin olevan tarve.


Alkuvaiheessa ei vielä ollut selvyyttä parhaiten tarpeeseen soveltuvasta hankintakokonaisuudesta, eikä kattavaa näkemystä markkinatarjonnasta. Hankinnan valmistelu aloitettiinkin markkinakartoituksen turvin ja jatkettiin vaatimusmäärittelyn sekä muun tarjouspyyntömateriaalin työstämisellä sekä tarjoajaehdokkaiden kanssa järjestetyllä teknisellä vuoropuhelulla. 


Toimeksianto kattoi kaiken kaikkiaan hankinnan ja siihen liittyvän materiaalin valmistelun, tarjouspyynnön julkaisun, käyttöönottotarkastuksen valitulle järjestelmälle, aina sopimuksen solmimiseen asti.

 

Hankintaprosessin ja vastuunjaon mallintaminen

Lähtötilanteessa organisaation hankintayksikössä ei ollut yhtenäisiä toimintatapoja, vaan jokainen hankinta-asiantuntija työsti kilpailutuksia omien parhaiden käytäntöjensä mukaisesti. Tämä oli johtanut mm. seuraaviin haasteisiin:


  • Yksittäisten kilpailutusten merkittävät laatupoikkeamat
  • Kilpailutusten resurssoinnin haasteet
  • Epäselvät vastuu ydintoimintojen ja hankinnan kesken
  • Kiire ja tulipalojen sammuttaminen

Ratkaisuksi laadittiin työkalu, jolla kuvattiin koko hankintaprosessi vaiheineen, aikatauluineen sekä vastuineen. Jatkossa työkalu toimii perustana hankintaprojektien läpiviennissä ja projektoinnissa.

 

Hankintojen ja sopimusten arviointi sekä luokittelu

Mikäli hankintoja tai niihin liittyviä sopimuksia on mittava määrä, on niiden hallinnointi haasteellista samoin menetelmin. Organisaatioon kertyy helposti satoja sopimuksia, suurimpiin jopa tuhansia, jolloin helposti vastaan tulee jo pelkästään resurssihaasteet.


Samoja toimia ei myöskään ole tarkoituksenmukaista tehdä jokaisen hankinnan tai sopimuksen osalta. 


Tähän haasteeseen Y-Hankinta vastasi luomalla hankintojen ja sopimusten luokitteluun suunnatun arviointityökalun (VRM-arviointi).

Arviointi ottaa kantaa euromäärän lisäksi hankinnan vaikuttavuuteen, riskeihin sekä merkittävyyteen eri näkökulmat huomioiden.

 

Hankinta- ja sopimushallintajärjestelmien käytön tehostaminen

Lähtökohtana oli tilanne, jossa kilpailuttamiseen ja sopimushallintaan suunnatut järjestelmät olivat otettu käyttöön jo vuosia sitten. Yhtenäisten toimintatapojen puuttuessa sekä järjestelmiin liittyvän jalkautuksen puutteiden vuoksi järjestelmien käyttöaste oli hyvin alhainen.

Järjestelmiä ei hyödynnetty organisaation kannalta maksimaalisesti. 


Nykyisiä toimintatapoja ja prosesseja lähdettiin uudistamaan osana järjestelmien käytön tehostamista. Samalla nykyisiä manuaalisia prosesseja automatisoitiin.  

Automatisoinnilla saatiin aikaan mittavia työaikasäästöjä sekä samalla mahdollistettiin hankintojen kokonaisvaltainen tiedolla johtaminen.

ICT-laitteiden leasingrahoituksen hankinta

Hankinta kattoi ICT-laitteiden leasingrahoituksen sekä siihen liittyvien elinkaarenhallintapalveluiden hankinnan. Elinkaarenhallintapalveluilla tarkoitettiin mm.

 

  • Selainkäyttöistä vuokralaiterekisteriä ja siihen liittyviä integraatioita
  • Laitteiden jatkovuokrausta/- lunastusta
  • Laitteiden osto- ja takaisinvuokrausta
  • Sopimuskauden päättyessä laitteiden tietoturvallista tyhjennystä sekä kierrätyspalveluita
Työ kattoi hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin, sopimusneuvottelut ja sopimuksen laatimisen.

Virtuaalisen hoivaratkaisun hankinta

Hankinta käsitti valtakunnan laajuisesti toteutettuna hankintana virtuaalisen hoivaratkaisun, mikä käytännössä tarkoitti videoasiointitekniikan välityksellä toteutettavaa virtuaalista hoivapalvelua kotona asuville loppukäyttäjille. Ratkaisu mahdollisti myös virikkeellisen sisällön tuottamisen loppukäyttäjille. 


Työ kattoi hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin, puite- ja asiakaskohtaisen palvelusopimusmallin laatimisen.


Puitesopimuksessa mukana olevista asiakkaista koostettiin asiakasryhmä sopimusseurantaan sekä palvelun kehitystä varten. Toimiminen noin kerran kuukaudessa kokoontuvan ryhmän vetovastuullisena sisältyi kokonaisuuteen.

 

IT-laite- sekä ohjelmistohankintoja

Kilpailutuskokemusta on vuosien varrella kertynyt myös erilaisista it-laitteista, ohjelmistopuolelta sekä 

laitteisiin liittyvistä järjestelmistä ja palveluista, kuten mobiililaitteiden etähallintajärjestelmästä sekä tietoturvaohjelmistoista.


Edellämainittuja kilpailutukset ovat pitäneet sisällään hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin ja sopimuksen laatimisen.


Lisäksi kokemusta on kertynyt myös merkittävimpien päämiesten volyymisopimusten solmimisesta.



 

Ota yhteyttä 

Keskustelen mielelläni lisää kaikista hankintoihin liittyvästä.

Maria Saari 050 413 7331

>