Hankintaa ja sopimushallintaa vuosien kokemuksella

Asiakkaalla hankinnat oli tunnistettu yhdeksi merkittävästi säästöjä mahdollistavaksi toiminnoksi. Myöskin kattavampi kokonaisnäkymä hankintoihin, sopimustoimittajiin sekä sopimuksiin oli puutteellinen.

Tähän ratkaisuksi laadittiin digitaalinen ostoanalyysi -työkalu, joka toimii myös jatkossa dynaamisena hankintojen ja sopimusten seuranta- ja analysointityökaluna. Mahdollistaen siten tarvittavien toimenpiteiden suuntaamisen juuri oikeisiin kohteisiin. 

Lähtotilanne: Asiakkaalla ei ollut omaa julkisen hankinnan osaavaa henkilöstöä, joten apua koettiin tarvittavan hankinnan läpiviemiseen hankintalakia noudattaen. Myös vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön laadinnassa asiantuntija-avulle koettiin olevan tarve.

Alkuvaiheessa ei vielä ollut selvyyttä parhaiten tarpeeseen soveltuvasta hankintakokonaisuudesta, eikä kattavaa näkemystä markkinatarjonnasta. Hankinnan valmistelu aloitettiinkin markkinakartoituksen turvin ja jatkettiin vaatimusmäärittelyn sekä muun tarjouspyyntömateriaalin työstämisellä sekä tarjoajaehdokkaiden kanssa järjestetyllä teknisellä vuoropuhelulla. 

Toimeksianto kattoi kaiken kaikkiaan hankinnan ja siihen liittyvän materiaalin valmistelun, tarjouspyynnön julkaisun, käyttöönottotarkastuksen valitulle järjestelmälle, aina sopimuksen solmimiseen asti.

Lähtötilanteessa organisaation hankintayksikössä ei ollut yhtenäisiä toimintatapoja, vaan jokainen hankinta-asiantuntija työsti kilpailutuksia omien parhaiden käytäntöjensä mukaisesti. Tämä oli johtanut mm. seuraaviin haasteisiin:

• Yksittäisten kilpailutusten merkittävät laatupoikkeamat
• Kilpailutusten resurssoinnin haasteet
• Epäselvät vastuu ydintoimintojen ja hankinnan kesken
• Kiire ja tulipalojen sammuttaminen

Ratkaisuksi laadittiin työkalu, jolla kuvattiin koko hankintaprosessi vaiheineen, aikatauluineen sekä vastuineen. Jatkossa työkalu toimii perustana hankintaprojektien läpiviennissä ja projektoinnissa.

Mikäli hankintoja tai niihin liittyviä sopimuksia on mittava määrä, on niiden hallinnointi haasteellista samoin menetelmin. Organisaatioon kertyy helposti satoja sopimuksia, suurimpiin jopa tuhansia, jolloin helposti vastaan tulee jo pelkästään resurssihaasteet.

Samoja toimia ei myöskään ole tarkoituksenmukaista tehdä jokaisen hankinnan tai sopimuksen osalta. 

Tähän haasteeseen Y-Hankinta vastasi luomalla hankintojen ja sopimusten luokitteluun suunnatun arviointityökalun (VRM-arviointi).

Arviointi ottaa kantaa euromäärän lisäksi hankinnan vaikuttavuuteen, riskeihin sekä merkittävyyteen eri näkökulmat huomioiden.

Lähtökohtana oli tilanne, jossa kilpailuttamiseen ja sopimushallintaan suunnatut järjestelmät olivat otettu käyttöön jo vuosia sitten. Yhtenäisten toimintatapojen puuttuessa sekä järjestelmiin liittyvän jalkautuksen puutteiden vuoksi järjestelmien käyttöaste oli hyvin alhainen.

Järjestelmiä ei hyödynnetty organisaation kannalta maksimaalisesti. 

Nykyisiä toimintatapoja ja prosesseja lähdettiin uudistamaan osana järjestelmien käytön tehostamista. Samalla nykyisiä manuaalisia prosesseja automatisoitiin.  

Automatisoinnilla saatiin aikaan mittavia työaikasäästöjä sekä samalla mahdollistettiin hankintojen kokonaisvaltainen tiedolla johtaminen.

Hankinta kattoi ICT-laitteiden leasingrahoituksen sekä siihen liittyvien elinkaarenhallintapalveluiden hankinnan. Elinkaarenhallintapalveluilla tarkoitettiin mm.

• Selainkäyttöistä vuokralaiterekisteriä ja siihen liittyviä integraatioita
• Laitteiden jatkovuokrausta/- lunastusta
• Laitteiden osto- ja takaisinvuokrausta
• Sopimuskauden päättyessä laitteiden tietoturvallista tyhjennystä sekä kierrätyspalveluita

Hankinta käsitti valtakunnan laajuisesti toteutettuna hankintana virtuaalisen hoivaratkaisun, mikä käytännössä tarkoitti videoasiointitekniikan välityksellä toteutettavaa virtuaalista hoivapalvelua kotona asuville loppukäyttäjille. Ratkaisu mahdollisti myös virikkeellisen sisällön tuottamisen loppukäyttäjille. 

Työ kattoi hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin, puite- ja asiakaskohtaisen palvelusopimusmallin laatimisen.

Puitesopimuksessa mukana olevista asiakkaista koostettiin asiakasryhmä sopimusseurantaan sekä palvelun kehitystä varten. Toimiminen noin kerran kuukaudessa kokoontuvan ryhmän vetovastuullisena sisältyi kokonaisuuteen.

Kilpailutuskokemusta on vuosien varrella kertynyt myös erilaisista it-laitteista, ohjelmistopuolelta sekä 

laitteisiin liittyvistä järjestelmistä ja palveluista, kuten mobiililaitteiden etähallintajärjestelmästä sekä tietoturvaohjelmistoista.

Edellämainittuja kilpailutukset ovat pitäneet sisällään hankinnan projektoinnin ja aikatauluttamisen, kilpailuttamismallin luomisen, tarjouspyynnön sekä siihen liittyvän vaatimusmäärittelyn laatimisen, teknisen vuoropuhelun läpiviennin ja sopimuksen laatimisen.

Lisäksi kokemusta on kertynyt myös merkittävimpien päämiesten volyymisopimusten solmimisesta.