Hankintojen mittarointi. Onko määrällä väliä?


Kyllä ja Ei. Hankintoja sekä hankintatoimen laatua ja tehokkuutta mitataan usein eri mittaristoin. Hämmästystä ja kummastusta itselläni ovat aiheuttaneet toistuvasti matkan varrella eteen tulleet yksioikoiset määrälliset mittarit.

Mittarit asettavat tekijöilleen tavoitteet. Tavoitteita pyritään saavuttamaan ”keinolla millä hyvänsä”. Kenties silmissä siintää luvatut bonukset, kenties kyse on vain arvostuksesta. Saavutetaanko strateginen tahtotila asetetuilla mittareilla vai johtavatko mittarit päinvastaiseen lopputulokseen?

Läpivietyjen kilpailutusten määrän kasvu verrattuna edelliseen vuoteen

Hhhmmm…tämähän tarkoittaa sitä, että hankinnoista vastaavana minun tulisi viedä vuositasolla mahdollisimman paljon kilpailutuksia läpi. Tavoite saavutettu.

Käytössäni minulla on samat resurssit, joten mitä teen? Puristan lisää työtunteja käyttööni. Mitä se tarkoittaa? No, vähennän kilpailutukseen käytettävää aikaa. Panostan vähemmän aikaa kilpailutuksen yksityiskohtiin, sen suunnitteluun ja valmisteluun. Mihin se johtaa? No, laatu kärsii, mutta tavoite on saavutettu ja mittari palaa kirkkaan vihreänä.

Entä jos mittaria hiottaisiinkin hivenen?

Jospa hankinnan kaikista tärkeimpään kohtaan eli suunnitteluun ja valmisteluun annettaisiin mahdollisuus panostaa ja käyttää enemmän aikaa. Kuten tiedämme, hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty.

Voisiko tavoitteiden seurannassa keskittyä esimerkiksi sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden tyytyväisyyden mittaamiseen? Entäpä jos hyödyntäisimme hankintojen kategorisointia mittaroinnissa, asettaen prosessitehokkuuden tavoitteeksi vain sitä edellyttäviin hankintoihin  tai hankinnan jälkeiseen ostamiseen?

Johtaisiko se kenties yhtäaikaisesti laadukkaampiin hankintoihin ja prosessien tehostumiseen?

Kilpailutukseen osallistuvien tarjoajien määrä

Hhhmmm…tämähän tarkoittaa sitä, että hankinnan vaatimuksia ei myöskään kannata tai voi asettaa liian tiukoiksi.
Mitä laveammat vaatimukset, sitä enemmän tarjoajia pystyy tarjoamaan. Sinällään varsinkin julkisella sektorilla kunnioitettava tavoite, kaikkia tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti. Tulevatko silloin kuitenkaan organisaation tai asiakkaiden tarpeet täytetyksi?

Mieleeni on iskostunut eräässä seminaarissa yhden hankinta-asiantuntijan kommentti; ”Miksi meidän aina pitää tyytyä vanhoihin, ei-nykyaikaisiin järjestelmäratkaisuihin. Miksi viimeisimmässä järjestelmähankinnassa ei kuunneltu käyttäjien tarpeita.”

Eikö hankinnan ensisijainen tavoite ole saavuttaa mahdollisimman kattavasti tarpeet täyttävä hankinta, mahdollisimman kustannustehokkaasti?

Väistämättä kattava sisäinen tarve-/vaatimuskartoitus asettaa hankittavan ratkaisun sellaiseksi, että kaikkien tarjoajaehdokkaiden ratkaisut eivät ole soveltuvia ja tarjoajien määrä pienenee. Onko mahdollisimman kattava ”tarjotin” myöskään prosessimielessä se tehokkain? Paljon vertailtavia tarjouksia, paljon tarkastuksia, paljon resurssitarvetta.

Toki esimerkiksi julkisella sektorilla on sen tyyppisiä hankinnan kohteita, missä nimenomaan tarjoajien määrällä on merkitystä. Tarjoajaehdokkaita ei kenties perinteisesti ole aiemmin ollut tarpeeksi täyttämään edes tarvetta. Tällöin määrään perustuvaa mittarointia voidaan hyödyntää, mutta silloinkin se tulisi kohdistaa vain tämän tyyppisiin kategorioihin yhtenä osatekijänä, ei kaikkiin hankintoihin.

Ehkä yksioikoisten määrämittareiden syynä ovat toimintatavat, prosessit sekä käytettävät järjestelmät (tai kuinka niitä käytetään). Ehkä ne eivät tue laatuun tähtäävää hankintaa, eli saatavilla on vain tieto edellä kuvattujen kaltaisten määrämittareiden asettamiseen. 

Summasummarum

Onko määrällä väliä? Kyllä ja Ei.

Mittarit eivät ole itseisarvo, vaan niitä pohdittaessa tulisi aina miettiä toivottua lopputulosta. 

Ennen mittareiden asettamista, tulisi tarkastella nykyisiä toimintatapoja, prosesseja sekä hankintaan käytettäviä järjestelmiä, tukevatko ne tavoiteltavaa lopputulosta.

Tulisiko ensin lähteä kehittämään niitä ja vasta sen jälkeen asettaa mittarit?

Tässä kohtaa mieleeni tulee hankintaan  liittyvä sanonta; Sitä saat mitä mittaat! Mielestäni se sopii kuin ”nenä päähän” mittareiden asettamiseen.

Maria Saari

Ajatusten takana 

Maria Saari 

CEO,  Y-Hankinta Oy 

Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen. 

Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.

Tilaa info uudesta blogi-kirjoituksesta sähköpostiisi!

  • Erinomainen kirjoitus pitkän linjan konkarilta, Maria! Asia on juuri näin.

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >