Olen viime aikoina käynyt useita keskusteluja erilaisten yritysten kanssa. Keskusteluissa on hyvin vahvasti noussut esiin ajankäyttöön liittyvä teema niin sanottujen ad-hoc hankintojen muodossa.

Esimerkiksi 30 hengen yrityksessä johtoasemassa oleva henkilö kävi henkilökohtaisesti hakemassa uudelle työntekijälle kannettavan. Sinällään hienoa ja antaumuksellista ”henkilöstöjohtamista”, mutta oliko se henkilön oman ajankäytön sekä yrityksen kannalta katsottuna kovin tehokasta toimintaa?

Kannettavan asentamiseen ja käyttöönottoon käytettiin lähikollegan aikaa ja sen jälkeen korjailtiin asennusvirheitä, kun kaikki ei mennyt ihan nappiin. Tähän yhteen kannettavahankintaan osallistuneiden yhteenlaskettu työaika ylitti kokonaisuudessaan yhden henkilötyöpäivän.

Ostamisen jälkeen kannettavaa tulee vielä ylläpitää ja varmistaa etenkin sen tietoturvallinen toiminta. Kenen huoleksi se tässä tapauksessa jää? Esimerkin johtajan vai uuden työntekijän?

Mitäpä tuumaat, jos vastaavaa toimintamallia toistetaan vuoden aikana useita kertoja erilaisten tavaroiden ja palveluiden ostotilanteissa?

Tästä päästään siihen, että ostamisen täytyy olla mukavaa (ainakin useimpien mielestä) ja mukavuushan tuppaa osaltaan ohjaamaan toimintatapojamme. Pohdinnan arvoista kuitenkin on, voimmeko ostaa yrityksen palkkalistoilla samoin, kuin henkilökohtaisella tasolla?

Entäpä yritys, joka työllistää yli parisataa henkeä. Ammattimaista it-henkilöstöä löytyy omasta takaa ja heillä on mielenkiintoa sekä vaadittavaa osaamista tarpeen mukaisten tuotteiden ja palveluiden ostamiseen sekä niiden käyttöönottoon.
Kuitenkaan hankintoja ei tehdä suunnitelmallisesti. Tarvittavat laitteet ja palvelut ostetaan yksittäin, ilman oman hankintavolyymin hyödyntämistä. Sopimusehdot ovat jääneet kenties kiireessä lukematta ja loppupeleissä ei oikein olla varmoja, millä ehdoin mitäkin palvelua on hankittu.

Hankinnassa yksi tärkeimmistä asioista on kohtuullisen tiheälläkin kammalla käydä sopimukset läpi. Useimmiten sopimukset on laadittu myyjäosapuolen etuja silmällä pitäen, tämähän nyt sinällään on itsestään selvää. Ajansaatossa erinäisen määrän sopimuksia laidasta laitaan lukeneena, olen havainnut niistä löytyvän huikeitakin epäkohtia.

Miltä kuulostaisi, jos et omistaisikaan yrityksesi laskutuksen ja kirjanpito-aineiston sisältävää tietosisältöä ja sen myötä myös asiakastietojasi? Vaan niiden omistajuus onkin palvelun toimittajalla.

Ongelma ei ehkä ole realisoitunut vielä, mutta mikä on tilanne, jos haluatkin vaihtaa toimittajaa? Kuinka haasteelliseksi ts. kalliiksi vaihto siinä tilanteessa tulee? Onko toimittajalla oikeus tehdä omia markkinointitoimenpiteitä sinun asiakaskuntaasi? Miksi ei, hehän omistavat kaikki tietosi.

Ota pieni hetki aikaa ja pohdi kuinka teidän yrityksessänne ostotoiminta on järjestetty?
  • Toisiko myymisen lisäksi ostotoimintoihin keskittyminen lisää euroja viivan alle?
  • Voisiko ostotoiminnoilla saada ryhtiliikettä ja kenties jotain uusia oivalluksia tekemiseen uudenlaisten toimintatapojen ja palveluiden myötä?
  • Onko sopimuksenne ajantasalla? Piileekö sopimusehdoissa riskejä?
Ja viimeisenä pieni ”ketunhäntä” kainalossa:
  • Voisiko yhteishankinnoista olla hyötyä myös sinun yrityksellesi?
Maria Saari

Ajatusten takana 

Maria Saari 

CEO,  Y-Hankinta Oy 

Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen. 

Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.

Haluatko lukea lisää? Kurkkaa nämä artikkelit 

Page [tcb_pagination_current_page] of [tcb_pagination_total_pages link='0']

>