Monimutkainen hankinta, moninainen porukka – hankinnan ydinjoukon anatomia ja sidosryhmien merkitys hankinnan onnistumiselle

Ensimmäisessä hankintojen suunnitteluun ja valmisteluun liittyvässä kirjoituksessani käsittelin roolien, vastuiden, tehtävien ja aikataulun merkitystä. Toisessa osassa syvensin tarkastelua prosesseihin ja niiden rooliin työn kokonaisuuden kannattelevana rakenteena. Vaikka roolit olisi määritelty ja prosessi toimisi, tarvetta palveleva hankinta edellyttää, että oikeat ihmiset ovat mukana suunnittelussa ja valmistelussa oikeaan aikaan — ja juuri tähän sidosryhmien merkitykseen tässä kirjoituksessa syvennytään.

Monimutkaiset hankinnat eivät yleensä kaadu suuriin virheisiin, vaan niihin pieniin kohtiin, joissa joku olennainen näkökulma puuttuu. Usein vasta sopimuskaudella huomataan, että hankinnan valmistelussa olisi tarvittu enemmän ihmisiä – sellaisia, jotka tuntevat arjen, asiakkaat, tietovirrat, järjestelmien käytännön toiminnan ja sen, miten kokonaisuus elää organisaation arjessa myös vuosien päästä. Sidosryhmiä ei jätetä ulos tahallaan, vaan siksi, että niiden merkitys ei ehkä näy heti. Silti juuri nämä ihmiset muodostavat hankinnan kannalta sen ydinjoukon, joka tuo kokonaisuuteen syvyyttä, näkemyksiä ja ymmärrystä jo ennen kuin ensimmäistäkään dokumenttia on kirjoitettu.

Harmillisen tuttuja ovat tilanteet, joissa esimerkiksi järjestelmä hankitaan ratkaisemaan yhden tiimin tarve ja vasta myöhemmin huomataan, että samaa ratkaisua olisi tarvittu muuallakin. Siinä vaiheessa vaihtoehdot ovat usein huonoja: joko päädytään tekemään mittava, aikaa vievä ja usein kallis kehitystyö, jotta hankittu ratkaisu saataisiin sovitettua muiden tarpeisiin — tai joudutaan tekemään kokonaan uusi hankinta lähes samasta asiasta. Molemmat ovat seurausta samasta juurisyystä: ydinjoukosta puuttui alussa niitä henkilöitä, jotka olisivat nähneet hankinnan vaikutukset laajemmin kuin vain yhden näkökulman kautta.

Edustus ei riitä – olennaiset näkökulmat ratkaisevat

Ongelma ei myöskään rajoitu niihin, jotka tekevät työtä kädet savessa. Myös ne, joiden roolina on ohjata hankintaa, voivat jäädä liian kauas sen todellisesta sisällöstä. Hankinnan ydinjoukkoon valikoituu toisinaan ihmisiä perustein, joilla ei ole juurikaan tekemistä hankinnan kannalta olennaisten näkökulmien kanssa: varmistetaan “tasapuolinen edustus”, ja lopulta mukana on joukko ihmisiä, jotka edustavat kyllä organisaatiota laajasti, mutta eivät välttämättä tuo juuri niitä näkökulmia, joita hankinta aidosti tarvitsee.

Oikeat ihmiset tunnistavat mahdollisuuksia ja riskejä ennen kuin niistä tulee isoja kysymyksiä. He huomaavat arjen yksityiskohtia, teknisiä tarpeita, tietoon liittyviä vaatimuksia ja asiakaspalvelun näkökulmia, joita ei muuten osattaisi yhdistää. Sama pätee myös niihin, joiden rooli on ohjata hankintaa: päätöksenteon ei tarvitse olla raskasta, kun mukana ovat ne ihmiset, joille hankinnan vaikutukset ovat aidosti tuttuja. Silloin päätökset ovat nopeampia, perustellumpia ja vähemmän yllätyksellisiä — ja yllätykset tulevat yleensä kalliiksi, ajallisesti ja sisällöllisesti.

Ydinjoukon kokoamisen paras hetki on alussa – mutta usein se tehdään vasta, kun ensimmäiset haasteet ovat jo näkyvissä

Toisinaan hankinnan valmisteluun tulee mukaan vähitellen lisää ihmisiä. Saatetaan huomata, että joku näkökulma puuttuu tai jonkin tiimin asiantuntemus olisi auttanut ymmärtämään päätösten vaikutukset jo aiemmin. Kun uusia ihmisiä tuodaan mukaan vasta tässä vaiheessa, he pääsevät vaikuttamaan vasta siihen, mikä on jo lähes valmista — ei siihen, mikä olisi oikeasti tarvinnut heidän näkemystään jo paljon aiemmin. Jos ydinjoukko laajenee vasta haasteiden kautta, valmistelusta tulee helposti sirpalemaista. Ihmiset liittyvät mukaan eri vaiheissa, eri taustatietojen kanssa ja eri näkökulmista – tai pahimmillaan tarvittavilla ihmisillä ei kalentereissaan ole juuri silloin tilaa.

Myöhään mukaan tuleminen on useimmiten seuraus siitä, että alkuvaiheessa oli vaikea nähdä hankinnan todellista laajuutta tai vaikutuksia. Hankkeiden vaikutukset näkyvät usein vasta silloin, kun valintoja on jo tehty. Juuri siksi ydinjoukon kokoaminen alussa on niin merkityksellistä: se ei nopeuta aloitusta, mutta se vähentää tarvetta korjata asioita myöhemmin — ja varmistaa, että ihmisillä on ylipäätään mahdollisuus osallistua.

On myös inhimillistä ajatella, että kaiken ei tarvitse olla “täydellisesti kasassa” heti alussa. Mutta valmistelun näkökulmasta juuri se alku on ratkaiseva. Ydinjoukko, joka on mukana alusta asti, muodostaa tapaamisissa saman pohjatiedon, näkee saman materiaalin ja ymmärtää hankinnan kulun samalla tavalla. Se on pieni asia — kunnes se ei olekaan.

Moni tunnistaa tilanteen erityisesti järjestelmähankinnoissa. Niissä on harvoin kyse vain ”yhdestä järjestelmästä” – mukana on integraatioita, tietosuojaa, käyttövaltuuksia, tietovirtoja, palveluprosesseja, käyttäjäkokemusta ja sivuvaikutuksia, jotka ulottuvat eri toimialoille. Nämä eivät aina näy projektin nimessä. Mutta ne näkyvät lopputuloksessa, jos ydinjoukko on koottu liian kapeasti tai liian myöhään.

Sidosryhmien tunnistaminen – miksi se on yllättävän vaikeaa (ja miksi sillä on väliä)

Sidosryhmien tunnistaminen kuulostaa usein paljon helpommalta kuin mitä se todellisuudessa on. Toisinaan joku toimiala tai tiimi jää kokonaan huomioimatta, koska kukaan ei muista, että hankinta vaikuttaa myös heihin. Todellisuudessa hankinnat koskettavat organisaatioita yllättävän monella tasolla — ja vielä useammin sellaisilta kulmilta, joita ei näe, ellei tunne arjen käytäntöjä, pieniä poikkeustilanteita, tiedon kulkua tai sitä, miten eri tiimit ovat keskenään riippuvaisia toisistaan.

Monissa hankkeissa oletetaan, että jonkin tiimin tai yksikön rooli on marginaalinen, kunnes käy ilmi, että heillä onkin hallussaan kriittistä tietoa esimerkiksi palvelun toimivuudesta, asiakkaiden tarpeista, rajapinnoista, tietoturvaan liittyvistä vaateista tai järjestelmän pienistä, mutta tärkeistä käyttöskenaarioista. Nämä asiat eivät näy projektisuunnitelmissa tai organisaatiokaavioissa. Ne näkyvät siinä, miten työ oikeasti tehdään — ja vain harva osaa kertoa niistä, ellei heitä ole kutsuttu mukaan.

Sidosryhmien tunnistamisesta tekee haastavan myös se, että organisaatiot ovat nykyisin moniulotteisia kokonaisuuksia. Yhden tiimin tekemä valinta voi vaikuttaa toisen tiimin tiedonkulkuun, kolmannen työtaakkaan tai neljännen asiakaspalveluun. Ja vaikka nämä yhteydet ovat arjessa selviä, ne eivät välttämättä nouse esiin hankinnan alussa, ellei mukana ole ihmisiä, jotka näkevät vaikutukset laajasti.

On myös inhimillinen ilmiö, että tunnistamme paremmin ne sidosryhmät, joiden kanssa olemme aiemminkin työskennelleet. Harvemmin tulee mieleen kutsua mukaan tiimiä, jota ei itse tunne tai jonka työnjälki näkyy vain välillisesti — vaikka juuri heillä voisi olla se tieto, joka määrittää, millainen ratkaisu hankinnasta lopulta kannattaa tehdä.

Ulkoiset sidosryhmät ovat oma lukunsa

Markkinatoimijat, toimittajat ja asiantuntijat osaavat kertoa, mitä on teknisesti mahdollista ja millaisia ratkaisuja markkina tarjoaa nyt — ja mitä se todennäköisesti tarjoaa parin vuoden kuluttua. He eivät tee päätöksiä organisaation puolesta, mutta he auttavat hahmottamaan, mitä nykyinen tarve voi parhaimmillaan tarkoittaa tulevaisuudessa.

Ulkoiset sidosryhmät voivat kuitenkin tarkoittaa paljon muutakin kuin markkinaa. Tänä päivänä moni hankinta on tavalla tai toisella kytköksissä ulkopuolisiin järjestelmiin, joihin on rakennettava integraatioita tai tietovirtoja, ja joiden huomioiminen vaikuttaa koko hankinnan onnistumiseen. Lisäksi kumppaniorganisaatiot, yhteiskehittäjät ja muut toimijat, joiden kanssa palvelua tuotetaan arjessa, voivat tuoda valmisteluun näkökulmia, joita ei muuten huomattaisi — kuten tiedon liikkuminen, vastuiden risteyskohdat tai palvelun laajemmat vaikutukset.

Tämä kaikki korostuu erityisesti silloin, kun hankintaa ei nähdä vain “nykyisen ratkaisun korvaajana”, vaan mahdollisuutena tarkastella toimintaa uudestaan: mitä halutaan tehdä paremmin, mitä voidaan automatisoida, mitä voidaan yksinkertaistaa tai mitä uutta voidaan tuoda tilalle.

Sidosryhmien tunnistaminen ei siis ole vain sisäistä työtä. Se on myös kykyä hahmottaa se ympäristö, johon hankinta kytkeytyy — ja joka viime kädessä määrittää, toimiiko lopputulos arjessa vai ei, mahdollistaako se uusia tapoja tuottaa palvelua tulevaisuudessa.

Hyvä hankinta ei synny yksin — se syntyy yhteistyössä niiden kanssa, jotka tuntevat vaikutukset ja mahdollisuudet parhaiten.

Maria saari

Lopuksi

Hankinnan onnistuminen ei ole kiinni yhdestä päätöksestä eikä yksittäisestä asiantuntijasta.

Kun monimutkainen hankinta onnistuu, kyse ei yleensä ole siitä, että kaikki olisi mennyt täydellisesti. Kyse on siitä, että mukana ovat olleet oikeat ihmiset oikeaan aikaan — ne, jotka tuntevat arjen, asiakkaat, tiedon kulun, tekniset riippuvuudet ja tulevaisuuden tarpeet.

Sidosryhmien tunnistaminen ei siis ole muodollisuus, vaan yksi merkittävimmistä tavoista varmistaa, että hankinta tuottaa arvoa omaa yksikköä tai tiimiä laajemmin. Se on yksi vaikuttavimmista tavoista varmistaa hankinnan laatu sekä mahdollisuus parantaa toimintaa, palveluita ja yhteistyötä yli tiimirajojen.

Pieniltä tuntuvia, mutta suuresti vaikuttavia asioita:

oikeat ihmiset oikeaan aikaan – ei liian aikaisin eikä myöhään
kyky nähdä omaa tarvetta laajemmalle
riittävästi näkökulmia – jotta kokonaisuus tulee huomioiduksi
huomio myös tulevaisuuden mahdollisuuksiin

Kun oikeat ihmiset ovat mukana alusta asti, kyse ei ole monimutkaisista prosesseista, vaan yhteistyöstä ja valinnoista, jotka tehdään yhdessä — ja jotka kantavat koko sopimuskauden läpi.

Miltä tämä teema kuulostaa teidän näkökulmastanne– tunnistetaanko organisaatiossanne hankinnan vaikutukset riittävän laajasti?

Resonoiko siis?

Autan & sparraan mielelläni.

Haasteet eivät ole pysyviä - ne on tehty ratkaistaviksi.

Maria saari

Tieto uusimmista kirjoituksista julkaistaan aina myös LinkedIN:ssä, joten klikkaa ja seuraa!

Ajatusten takana

Maria Saari

CEO, Y-Hankinta Oy

Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen.

Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.