Voiko hankinnassa laatu edellä saavuttaa myös säästöä. Olen sitä mieltä, että ehdottomasti! Mitä laadukkaammin tehty hankinta, sitä enemmän voidaan saavuttaa säästöä.
Eikö sitten hankintaan ”tuhraannu” enemmän aikaa ja resursseja ja sitä kautta myös kustannukset nousevat? Kyllä, näinhän se valitettavasti on, aika on rahaa. Hankinnan prosessikustannukset nousevat, mutta tarkoittaako se hankinnan kohteen kustannusten nousua tai lopputulemana kustannusten nousua?
Maa on väärällään laadukkaita hankintoja, mutta valitettavasti aina ei näin ole. Osaltaan viittaan tässä kirjoituksessa myös aiemmin julkaistuun Sanna Haapion oivalliseen vieraskynäkirjoitukseen hankinnan roolista ja asiantuntijuuksien yhdistämisestä sekä osaltaan aiempaan kirjoitukseeni hankinnan mittaroinnista.
Esimerkki väitteen tueksi
Annan reaalimaailmasta olevan esimerkin väitteeni tueksi.
Lähtötilanne hankinnassa oli seuraava. Yrityksellä olivat järjestelmään kohdistuvat tarpeet määriteltynä pääpiirteittäin. Kartoitettuna oli myös hankittavan järjestelmän mahdolliset kustannukset.
Yritys halusi erityisesti panostaa tähän hankintaan; käytti ansiokkaasti omaa aikaansa ja substanssiasiantuntijuuttaan sekä lisäksi palkkasi konsultin hankintaa valmistelemaan.
Markkinat kartoitettiin mahdollisimman laajasti, tarpeita työstettiin yhteistyössä tarkemmalle tasolle, määritettiin vertailtavat tekijät ja niiden suhde toisiinsa. Lisäksi osana hankinnan valmistelua hyödynnettiin teknistä vuoropuhelua tarjouspyyntöluonnoksen kirjallisen kommentoinnin muodossa.
Aikaa kului, se on totta.
Lopputuloksenä järjestelmähankinta
Lopputulokseksi saimme yhteistyössä aikaan järjestelmähankinnan:
Kannattiko käyttää aikaa ja hivenen rahaa? Mielestäni ja uskoisin, että myöskin Asiakkaani mielestä kyllä.
Hankittu järjestelmä tulee kuitenkin olemaan käytössä pitkään ja ytimenä Asiakkaan liiketoiminnassa.
Oli aivan mahtavaa tehdä yhteistyötä näin esimerkillisen Asiakkaan kanssa, joka tunnistaa hankinnan merkityksen strategisella tasolla ja hyödyntää sitä myös koko organisaation johtamisessa. Hankinnan valmisteluun oli sitouduttu organisaation jokaisella tasolla sekä varattu riittävästi aikaa ja resursseja.
emmi vaalasmaa | Palvelupäällikkö, Nurmijärven Kodit Oy
Hankinnan tavoitteena oli toiminnan kehittäminen
Hankinnan tavoitteena oli toiminnan kehittäminen, mikä mahdollistaa paremman palvelun asiakkaillemme myös pitkällä aikavälillä. Y-Hankinnan asiantuntijan avulla pääsimme aidosti peilaamaan käyttäjien tarpeita ja yrityksen prosesseja markkinoilla olevien järjestelmien ominaisuuksiin.
Yhteistyön ansiosta hankintaprosessin vaiheet olivat alusta asti hyvin ennakoitavissa. Tämä mahdollisti hankinnan sujuvan etenemisen ja järjestelmän tulevien käyttäjien osallistamisen, mikä näkyy onnistuneena lopputuloksena.
Jalat maanpinnalle
Lopuksi toki on syytä palauttaa jalat maanpinnalle. Aina ei saavutettavissa ole suoraa kustannussäästöä, se on tapauskohtaista.
Joskus myös kustannukset nousevat, mutta silloin lähtökohtana tulisi olla hankittavan tuotteen tai palvelun merkittävä parantuminen. Heijastuu parantuminen sitten esimerkiksi asiakkaille tuotettaviin palveluihin tai oman toiminnan tehostumiseen.
Summasummarum
Tee jokaisen hankinnan kohdalla aina pohjatyö mahdollisimman hyvin, toki kohteeseen oikein suhteutettuna. Aseta hankinnalle tavoitteita ja tee samalla työstäsi palkitsevampaa.
Näin varmistat laadukkaan hankinnan yhden pääasiallisista tavoitteista eli toimivan sopimuksen! Organisaatio kiittää ja sisäiset tai ulkoiset asiakkaat kiittävät! Hyviä hankintoja!
Tieto uusimmista kirjoituksista julkaistaan aina myös LinkedIN:ssä, joten klikkaa ja seuraa!
Ajatusten takana
Maria Saari
CEO, Y-Hankinta Oy
Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen.
Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.