Hankintalakiuudistus – Saadaanko sitä mitä tavoitellaan?

Olen parhaillaan auttamassa erästä julkisen sektorin asiakasta uudistamaan heidän hankintastrategiaansa. Tämä työ on johtanut jälleen kerran pohtimaan julkisten hankintojen isompaa kuvaa ja hankintalain roolia siinä.

Hankintalain tavoitteina ovat: ”tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.

Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankinnat on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin. Tässä laissa tarkoitetut kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys.”

Hankintalain perusidea on jalo: julkiset varat käytetään vastuullisesti, tehokkaasti ja avoimesti. Lain pitäisi mahdollistaa kilpailu ja uusien innovaatioiden synty sekä tasapuoliset mahdollisuudet osallistua julkisiin kilpailutuksiin myös pienemmille toimijoille.

Kuitenkin julkisen hankinnan sivutuotteena syntyy helposti prosessi, jossa lain kirjaimen täyttäminen haukkaa merkittävän osan kustannuksista ja siten vain paisuttaa hankintakustannuksia. Sen sijaan, että hankinnat voitaisiin toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti. Huonoimmassa tapauksessa oma työmäärä, konsultti- ja lakimiespalkkiot sekä mahdolliset oikeudelliset prosessit ja seuraamukset huomioiden ylittää itse hankinnan arvon.

Tässä olisi mielestäni oiva aihe tutkimukselle. Mikä on aidosti julkisen hankinnan hintalappu? Miten se suhteutuu kaupallisen sektorin hankintoihin? Saadaanko sitä, mitä tavoitellaan eli pähkinänkuoressa; laadukkaita, innovatiivisia ja kestäviä hankintoja myös pienemmät markkinatoimijat huomioiden?

Hankintalakiuudistuksen tavoitteet - tehokkuutta vai lisää hallinnollista taakkaa?

Nykyisen hallitusohjelman tavoitteena on lisätä reilua kilpailua, avata markkinoita ja keventää sääntelyä.

Aivan upea lausahdus tuo hallitusohjelman tavoite. Mutta, kuinka sitä toteutetaan? Lisäämällä entisestään byrokratiaa vai keskittymällä itse asiaan? Eli kuinka julkisen sektorin varat saadaan mahdollisimman tehokkaasti käytettyä sekä tehtyä entistä laadukkaampia hankintoja.

Hankintalain säädökset keskittyvät vahvasti, jopa pilkun tarkasti, kilpailutusprosessiin ja jättävät kaksi olennaisinta hankinnan elinkaaren vaihetta pitkälti huomiotta. Suunnittelu ja valmistelu luo perustan laadukkaalle hankinnalle ja vasta sopimuskausi kertoo sen, kuinka hankinnassa onnistuttiin.

”Saadaan sitä, mistä maksetaankin.”

Meneillään olevan hankintalain uudistamishankkeen yhtenä tavoitteena on tehokkuuden lisääminen julkisissa hankinnoissa. Tehokkuus on hieno sana, mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa hankintakäytännöissä? Se ei allekirjoittaneelle ainakaan aukene säädösluonnosta luettuani.

Onko muilla kuin minulla tullut mieleen, että hankintalaki ikään kuin toimii julkisen sektorin hankintastrategiana? Se ohjaa hankintojen tekemistä hyvin lakipainotteiseksi sekä siten suuntaa myös hankinnan resursointia lakipainotteisemmaksi, pois itse hankintaosaamisesta.

Johtaako esimerkiksi lailla pakotettu palveluiden uudelleen järjestäminen tavoitteeseen? Onko kukaan oikeasti tutkinut ja analysoinut asiaa? Pohtinut eri skenaarioita ja tehnyt laskelmia? Onko vaikutustenarviointia tehty? Onko tutkittu mihin tämä tulee johtamaan? Lisääntyykö hallinnollinen taakka ja kasvavatko kustannukset?

Syntyykö aidosti uutta kilpailua vai järjestetäänkö resurssipulan vuoksi jälleen mittavia yhteishankintoja, joiden toimittajina ovat ne samat tutut, jotka jo aiemmin ovat ko. sidosyksiköillä olleet toimittajina? Onko kyseessä keisarin uudet vaatteet eli puetaan sama vanha tunika hiukan erisävyisenä ylle?

Tulisiko sääntelyä tehdä ennemminkin kuntalain puolella ja ottaa siellä kantaa palveluiden järjestämiseen? Ei puuttuen itsemääräämisoikeuteen vaan perustellusti tehokkaiden ja laadukkaiden palveluiden tuottamiseen. Pureutua siihen miten eri järjestämistapoja vertaillaan, miten valitaan itselle se soveltuvin.

Yhteishankinnat – erittäin kannatettava, mutta ei aina paras

Suomen ollessa asukasluvultaan maana kohtuullisen pieni, on mahdollisuus yhteishankintoihin enemmän kuin kannatettavaa. Aiemmin mainittu ”hintalappu” jakaantuu useammalle taholle. Yksittäisen hankintayksikön hallinnollinen taakka ja mahdollinen lisäresursointitarve pienenevät.

Asioilla tuppaa olemaan kaksi puolta

Usein kuitenkin yhteishankinnat paisuvat erittäin suuriksi ja sen myötä myös tarjoajaan kohdistuvat vaatimukset. Tästä esimerkkinä miltei kaikissa yhteishankinnoissa esiintyvä mittava liikevaihtovaatimus, joka sellaisenaan rajaa pienet tarjoajat ulos tarjouskilpailusta. Lisäksi laaja, kenties maantieteellisesti ja eri kokoisista asiakkaista koostuva asiakaskunta voi tuoda pienemmälle yritykselle kyvyttömyyden toimitukseen. Harteet vain loppuvat kesken.

Toteutuuko tässä hankintalain tavoite tasapuolisesta tarjoamisesta? Monimuotoisuuden sijaan kavennetaanko markkinoita? Viedäänkö pienemmiltä paikkakunnilta elinvoimaa?

Ymmärrän kuitenkin asetetut vaatimukset. Niillä lähtökohtaisesti pyritään varmistamaan se, että valittu toimija oikeasti kykenee myös taloudellisessa mielessä toteuttamaan kyseisen yhteishankinnan. Mutta. Usein yhteishankinta tarkoittaa erilaiset tarpeet omaavia julkisen sektorin toimijoita. Autoja sen enempää arvottamatta, joskus monen tarpeisiin riittää se Toyota, aina ei tarvitse Mersua. Jos sopimusehdot määrittyvät yhteishankintayksikön ja vaatimusmäärittely vaativimman asiakkaan lähtökohdista, maksaa jokainen autostaan tavalla tai toisella sen Mersun hinnan. Saa kaikki toiminnallisuudet, myös ne mitä ei tarvitse tai muutoin kykene hyödyntämään. Vaarana on, että maksetaan niin sanotusti ylilaadusta.

Lisäksi hyvänä hankintakäytäntönä on pyrkiä mahdollisuuksien mukaan toimimaan samankokoisten toimijoiden kanssa. Tällöin intressit ja toimintatavat usein kohtaavat paremmin. Onko se suuri toimija aina jokaiselle organisaatiolle se paras vaihtoehto vai voisiko pieni ja pienemmänkin asiakkaan tarpeet herkällä korvalla huomioiva olla se hedelmällisempi?

Ryhmittymänä tarjoaminen

Toki hankintalaki mahdollistaa tarjoamisen ryhmittymänä. Ryhmittymänä toimiminen tuo kuitenkin oman ”hallinnollisen taakkansa”. Jonkun sitä ryhmittymääkin on hallinnoitava. Monellako pienemmällä toimijalla tähän riittää oman tekemisen ohessa resursseja? Halutaanko ottaa vastuuta toisen tekemisestä?

Mutta. Kuten aiemmin kirjoitin, on yhteishankinnoilla paikkansa. Silloin, kun niitä tehdään hallitusti, pohtien markkinatilannetta, asiakastarpeiden yhtenäisyyttä sekä julkisena toimijana myös Suomen elinvoimaisuutta. Mielestäni julkisen sektorin tehtävänä ei ole toimia yritysten kaltaisesti voittoa tai mahdollisimman laajaa asiakaskuntaa havitellen, vaan nimenomaan kestävää kehitystä ja yhteistä hyvää tavoitellen. Kenties jakamalla hankinta maantieteellisesti osiin tai segmentoimalla hankintaa käyttäviä asiakkaita. Mahdollistamalla myös pienempien yritysten tarjoamisen.

Hankintalaki – tulevaisuuden karttana?

Summasummarum. Palauttaisin hankintalakiuudistuksen valmistelun pohdintaan: Mitä on laadukas, innovatiivinen ja kestävä hankinta? Toisin sanoen mistä aineksista hyvä hankinta koostuu, mitkä ovat sen edellytykset? Se ei ainakaan koostu turhasta byrokratiasta tai markkinaoikeuskamppailuista. Mielestäni hyvän hankinnan ytimessä on yksinkertaisuudessaan tuotteiden ja palveluiden hankinta mahdollisimman kustannustehokkaasti sekä laadukkaasti, vastaten organisaation todellisiin tarpeisiin. Unohtamatta myöskään hankinnan koko elinkaarta eli suunnittelusta sopimuskauden päättämiseen asti.

Lisämausteena julkisella sektorilla on toimia suunnannäyttäjänä sekä mahdollistajana, on sitten kyse esimerkiksi vastuullisuudesta tai uusien tuotteiden ja palveluiden syntymisestä ja kehittymisestä. Toimia siten osaltaan ponnahduslautana innovaatioiden syntyyn ja mikä parasta, kenties jopa Suomesta.

Vaikka laki uudistuisi kaavaillun mukaisesti, lopulta hankinnan onnistuminen on ihmisten ja osaamisen varassa. Ehkä tulevaisuudessa hankintalaki toimii enemmän karttana kuin peikkona – ja antaa mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä on olennaista: organisaation tarpeiden mukaisiin, vaikuttaviin sekä kestävään kehitykseen nojaaviin hankintoihin.

Jotta muutos ja uudistuminen on mahdollista, on joskus palattava juurilleen ja ravisteltava perustusta. Mistä kaikki lähtee? Mitä tavoittelemme? Mitkä ovat keinot?

Tieto uusimmista kirjoituksista julkaistaan aina myös LinkedIN:ssä, joten klikkaa ja seuraa!

Ajatusten takana

Maria Saari

CEO, Y-Hankinta Oy

Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen.

Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.