Mitä merkitystä tällä on? Miksi edes pohtia asiaa?

Toimittajahallinta julkisen sektorin näkökulmasta

Valtion vuonna 2017 julkaisemassa hankintakäsikirjassa nähdään toimittajahallinta olevan osa sopimushallintaa. Tehtävien kohdistuessa niin strategiselle, taktiselle kuin operatiiviselle tasolle. Käsikirjan mukaan toimittajahallinta sekä toimittajien kanssa tehtävä yhteistyö käsittää toimittajien kategorisoinnin ja hallintamallin, toimittajariskien hallinnan, suorituskyvyn valvonnan ja toimittajayhteistyön.

Valtion vuonna 2023 julkaisemassa hankintaohjeessa, jonka tarkoitus on ollut päivittää 2017 laadittua hankintakäsikirjaa, ei enää käytetä ollenkaan käsitettä toimittajahallinta. Ohjeessa käsitellään toimittajayhteistyötä ja sopimusten valvontaa, sivuten riskienhallintasuunnitelman yhteydessä toimittajasuhteiden hallintaa. Pääpaino vaikuttaisi kuitenkin olevan sopimusten valvonnassa ja hallinnassa, tarkoittaen hankittujen tavaroiden tai palveluiden sopimuksenmukaisuuden seurantaa sekä riskienhallintaa.

Kuntaliitto ohjeistaa kuntasektoria sopimusjohtamiseen ja riskienhallintaan vuonna 2017 laaditulla sopimussuosituksella. Suositus keskittyy 16 kohdan listauksessa sopimusten valmisteluun ja valvontaan.

Summasummarum. Edellä kuvattuun (sekä kokemukseeni) perustuen päädyin siis johtopäätökseen, jossa julkinen sektori valtaosin näkee toimittajahallinnan olevan sisällytettynä osaksi sopimushallintaa. Kuuluisiko sen olla näin? Vai kuuluisiko sen kenties olla omana toimintonaan tässä sopimuskeskeisessä näkökulmassa?

Toimittajahallinta kaupallisen sektorin näkökulmasta

Siirryttäessä kaupallisen sektorin hankintoihin alkavat erilaiset lyhenteet vilisemään silmissä ja keskusteluissa. Niitä kaikkia yhdistää tavalla tai toisella toimittajahallinta. Termeistä on toki eri yhteyksissä erilaisia määritelmiä, mutta listauksesta pääset joidenkin termien osalta Wikipediassa oleviin kuvauksiin.

Esimerkiksi sopimus- ja toimittajahallintajärjestelmää toimittava SAP näkee toimittajahallinnan olevan ensimmäisen askel, jossa toiminteet kohdistuvat toimittajien valintaan, riskien arviointiin, sopimusneuvotteluihin, toimittajan sisäänajoon sekä suorituskyvyn ja riskien hallintaan.

Vastaava näkökulma on myös it-palveluhallinnan viitekehys ITIL 4:ssa, jonka mukaan toimittajahallinta pitää sisällään muun muassa toimittajien arvioinnin ja valinnan, sopimusten neuvottelemisen, sopimusvelvoitteiden noudattamisen valvonnan, suorituskyvyn mittaamisen ja seurannan sekä bonusten maksamisen ja sopimussakkojen veloituksen tarvittaessa.

Kun olen tarkastellut kaupallisen sektorin hankintojen parhaita käytänteitä erilaisista lähteistä (kirjallisuus/internetin ihmeellinen maailma), olen useimmiten törmännyt toimittajahallintaan, mutta sopimushallintaan vähemmän. Sopimushallinta nähdään enemmän osana toimittajahallintaa ja kokonaisvaltaisemmin osana sopimuksen elinkaarenhallintaa (CLM), jossa siis kuitenkin pääosaa näyttelee toimittajahallinta, nimestään huolimatta.

Käytänteissä on toki variaatioita riippuen organisaation koosta ja hankintoihin liittyvistä resursseista sekä maturiteetin tasosta.

• Osa tekee kaikkea edellä mainittua organisaation eri tasoilla.
• Osa tekee pelkästään sopimushallintaa ja osa toimittajahallintaa.
• Osalle toimittajahallinta tarkoittaa vain yhteistyösuhteen ylläpitoa.
• Osalle sopimushallinta tarkoittaa sopimuksen arkistointia, jolloin siihen palataan korkeintaan toimituksen epäonnistuttua tai palvelussa esiintyvien ongelmien vuoksi.

Mistä ero johtuu?

Molempia, niin julkisia kuin kaupallisia toimijoita, yhdistää sopimuksen elinkaaren hallinta (CLM), joka ylätasoisesti kattaa hankinnan suunnittelun ja valmistelun, kilpailutuksen tai neuvottelut sekä sopimus- ja toimittajahallinnan. Sen sisällä ero sopimus- ja toimittajahallinnan osalta vaikuttaa olevan selkeä. Julkinen sektori lähestyy asiaa enemmän sopimuskeskeisesti ja kaupallinen sektori toimittajakeskeisesti.

Mistä ero johtuu? Miksi? Kyse on kuitenkin hankinnasta, johon näkemykseni mukaan niin julkisten- kuin kaupallisten toimijoiden osalta tulisi sisältyä edellä kolmikirjaimisten termien saattelemana lueteltu kokonaisuus, vieläpä saumattomasti hallittuna kokonaisuutena. Riippumatta siitä, millä organisaation tasolla tai missä toiminnossa työtä tehdään.

Näkisin eron johtuvan pitkälti julkisen sektorin toimintaa sääntelevästä Hankintalaista. Kaupallisilla toimijoilla ei ole hankintalain tuomaa kilpailutusvelvoitetta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaupalliset toimijat voivat vapaasti hankkia tarpeelliseksi katsomiaan tavaroita ja palveluita, ilman, että laki vaatii julkista, syrjimätöntä ja tasapuolista kilpailutusta. Kun taas julkinen hankkija joutuu noudattamaan hankintalakia siinä ilmoitetun kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Toimittajasuhteiden syventäminen

Olen keskustellut toimittajahallinnasta muutaman kaupallisen sektorin pitkän linjan hankintakonkarin kanssa, jotka vastaavat suurten toimijoiden ICT-hankinnoista ja suunta vaikuttaisi olevan tällä hetkellä toimittajamäärän vähentäminen sekä toimittajasuhteiden syventäminen. Tästä hyötyvät näkemykseni mukaan molemmat osapuolet. Toimittaja saa kaupallista hyötyä ja asiakkuuden merkittävyys kasvaa. Hankkiva osapuoli taasen vähentää toimittajahallinnallista taakkaa. Lisäksi toiminnallisesti entistä integroituneempien kumppanien kanssa tehtävä yhteistyö mahdollistaa muun muassa yhteisen innovoinnin ja siten lisäarvon maksimoinnin molemmille osapuolille. Tällöin myös keskittyminen toimittajahallintaan on mielestäni hyvin luonnollista.

Tätä lähestymistapaa tukee mielestäni myös vallalla olevat muutosajurit, joista muun muassa Paula Kilpinen on kirjassaan Inhimillinen strategia (vahva lukusuositus) kirjoittanut seuraavaa:

Keskittyminen yksittäiseen hankintaan

Julkinen sektori sen sijaan vaikuttaisi keskittyvän yksittäiseen hankintaan, jolloin kyseiseen tavaraan tai palveluun liittyvä sopimus muodostaa yhteistyötä vahvasti määrittävän tekijän. Julkinen hankkija ei ole tarkoituksellisesti ”etäinen tai ilkeä”, vaan jälleen Hankintalaki sanelee. Olennaiset sopimusmuutokset ovat kiellettyjä ja esimerkiksi puitejärjestelyiden sopimuskausi on ilman erityisperusteluita rajattu neljään vuoteen.

Edellä kuvattu tuo omat rajoitteensa hankintayksikön ja toimittajan välisen yhteistyön syventämiselle, kehittämiselle ja uuden luomiselle. Se mitä ei ole sisällytetty kilpailutukseen, sitä ei hankita.

Onko oikeaa vastausta?

Palaan alun kysymyksiin: ” Tulisiko toimittajahallinta olla sisällytettynä osaksi sopimushallintaa vai sopimushallinta sisällytettynä osaksi toimittajahallintaa? Onko edes oikeaa vastausta? ”

Näkemykseni mukaan tähän ei ole yhtä ja oikeaa vastausta. Vastaus tulee hakea organisaatiokohtaisesti, toimintaympäristön vaikuttaessa merkittävästi parhaiten soveltuvimman mallin löytymiseen. Molemmissa tavoissa on hyvät ja huonot puolensa.

Liiallinen toimittajakeskeisyys voi johtaa tilanteeseen, jossa markkinoilla muutoin tarjolla olevat ja organisaation kannalta kenties ne parhaimmat ratkaisut saattavat jäädä huomiotta. Sopimuskeskeisyys taasen saattaa johtaa toimittajan huomiotta jättämiseen kokonaisuutena. Kenties se paras malli löytyy näiden kahden maailman väliltä?

Minkälaisia ajatuksia aihe sinussa herättää? Kuinka toimittaja- ja sopimushallinta on teidän organisaatiossanne järjestetty? Painitteko kenties parhaillaan aiheiden parissa? Sparraan ja autan mielelläni. Kenties kehitämme yhdessä aivan uusia oivalluksia.

Seuraavassa blogitekstissä lähden sukeltamaan hiukan pintaa syvemmälle toimittajahallinnan sisältöön.