Toimittajasuhteen ja toimittajayhteistyön hallinta, jonka tarkoituksena on varmistaa sopimuksen toteutuminen, ongelmanratkaisu tarvittaessa sekä kehittämistarpeiden tunnistaminen ja markkinakehityksen seuraaminen.
Toimittajan suorituskyvyn valvonta, jonka keinoina ovat mm. sopimusvelvoitteiden toteutumisen, reklamaatioiden ja taloudellisen tilanteen seuranta. Lähtökohtaisesti käsikirjan mukaan osana suorituskyvyn valvontaa tulisi seurata kohtuullisen vakiosisältöiseksi muodostuneita, jo tarjouspyynnössä asetettujen kelpoisuusehtojen toteutumista koko sopimuskauden ajan.
Osin keskitettyä seurantaa?
Keskitetysti näkisin seurattavan esimerkiksi toimittajaan kohdistuvia reklamaatioita reklamaatioluokittain, jolloin pystytään tunnistamaan sopimuksista riippumattomasti mahdollisia merkittävämpiä ongelmakohtia ja niitä voidaan tarvittaessa nostaa strategisen tason käsittelyyn. Toisena esimerkkinä keskitetystä seurannasta esitän organisaation yleisesti toimittajilleen asettamien kelpoisuusehtojen seurantaa soveltuvin osin (esimerkiksi taloudellinen tilanne, riskiluokitus, verojen ja eläkevakuutusten maksaminen, rekisteröinnit ja tilaajavastuutiedot jne.). Tähän toimittajaan kohdistuvaan keskitettyyn seurantaan lisäisin mahdollisuuksien mukaan myös laajemman riskienhallinnallisen näkökulman, jota jäljempänä sivuan hiukan tarkemmin.
Riskienhallinta
Oma lukunsa on riskienhallinta. Näkemykseni mukaan riskianalyysin laatiminen tulisi aloittaa jo hankinnan valmisteluvaiheessa, päivittää tarvittaessa sopimuskauden alkaessa sekä edelleen sopimuskaudella eli riittävää ei ole riskienhallinnallisten toimenpiteiden huomioiminen vasta sopimuskaudella.
Riskienhallinta ja siihen liittyvä mittarointi tulisi ulottaa näkemykseni mukaan toimittajan lisäksi myös alihankkijoihin. Alihankkija voi olla alihankkijana jälleen useissa (myös muiden toimittajien kanssa solmituissa) sopimuksissa ja mittavampien riskien konkretisoituessa niillä voi olla ennalta arvaamattomia vaikutuksia.
Riskienhallintaa tukevana työkaluna näen myös toimittajaluokituksen.
Ajatuksia toimittajaluokituksesta
Toimittajahallinnan syvyyden ja tason tulisi määrittää toimittajaluokitus, joka usein määritetään hankinnan arvon eli ostovolyymin perusteella.
Mutta. Kertooko ostovolyymi sellaisenaan toimittajan merkittävyydestä organisaation toiminnalle? Näkemykseni mukaan se on vain yksi tekijä luokittelussa. Volyymitiedon lisäksi tulisi tunnistaa toimittajien merkittävyys liike-/ydintoiminnalle. Luokittelussa tulisi siis huomioida myös muut vaikutukset organisaation toimintaan. Kuinka kriittisestä toiminnosta on kyse joko sisäisen toiminnan tai ulkoisen palvelutuotannon osalta? Onko toiminto kuinka riippuvainen toimittajasta? Onko toimittaja korvattavissa?
Luokittelussa tulisi huomioida lisäksi se, että toimittaja saattaa tuottaa erilaisiin luokkiin sijoittuvia tuotteita, niin strategisesti tärkeitä kuin myös vähemmän tärkeitä, kenties helposti korvattavia rutiinituotteita. Tässä näen selkeän yhteyden sopimushallintaan eli sopimuksiin, joissa tavaroiden toimittamisesta tai palveluiden tuottamisesta on tosiasiallisesti sovittu.
Edellä kuvattu kuvaa yleensä nykytilaa, ei välttämättä tavoite- tai tulevaisuuden tilaa. Tästä syystä toimittajalle (tai sopimukselle) asetetut tavoitteet tulisi huomioida luokittelussa, kuten myös mahdolliset toimittajan (tai sopimuksen) synnyttämät riskit.
Toimittajien luokittelu ei ole itseisarvo, vaan luokituksiin tulisi luonnollisesti sitoa tehtävät toimenpiteet ja toimenpiteille määrittää vastuutahot. Roolien tulisi olla selkeitä niin hankinnan ja ydintoimintojen, kuin operatiivisen, taktisen ja strategisen tason välillä.
Huomio myös alihankkijoihin
Tänä päivänä palveluiden ja tuotteiden tuottamiseen osallistuu varsinaisen toimittajan lisäksi usein myös alihankkijoita. Vastuu alihankkijoiden toiminnasta nähdään monesti olevan sopimustoimittajalla.
Onko näkemys oikea? Alihankkijat voivat olla toisinaan jopa sopimustoimittajaa kriittisempiä esimerkiksi palvelun- tai tuotteen luotettavuuden, laadun, toimitusvarmuuden ja tietoturvan kannalta. Tulisiko organisaation toimittajahallinnallisena lähtökohtana kuitenkin olla palveluiden häiriötön jatkuvuuden varmistaminen, riippumatta sopimuksilla luoduista velvoitteista?
Suuntana SCM
Suunta vaikuttaisi olevan yksittäisen toimittajan hallinnan sijaan sen laajentaminen kokonaisvaltaisempaan toimitusketjujen hallintaan, josta käytetään myös nimitystä toimitusketjun johtaminen, Supply Chain Management, SCM. Tätä näkökulmaa tukee myös Kari Iloranta ja Hanna Pajunen-Muhonen kirjassaan Hankintojen johtaminen – Ostamisesta toimittajamarkkinoiden hallintaan.
Käsitykseni mukaan näkökulmaa puoltaa myös Aalto-yliopiston professori Kari Tanskanen kirjassaan Ulkoisten resurssien johtaminen , ottamalla kantaa toisiaan täydentäviin ulkoisiin ja sisäisiin resursseihin eli komplementaarisuuksiin. Tämä resurssien saumaton integroiminen on mielestäni hankintavaiheessa vähemmälle huomiolle jäävä, mutta erittäin huomionarvoinen asia. Sitä ei tulisi unohtaa myöskään sopimus- tai toimittajahallinnan näkökulmasta.
Alihankkijoiden hallinta mahdotonta vai onko?
Alihankkijoiden hallinta on kuitenkin useissa organisaatioissa osoittautunut haasteelliseksi ja jopa mahdottomaksi tehtäväksi, tai sitä ei ole huomioitu ollenkaan. Jos toimittajia on satoja tai jopa tuhansia, saattaa alihankkijoita olla moninkertainen määrä. Tämä on johtanut siihen, että toimittajan käyttämät alihankkijat eivät ole tiedossa tai tiedot ovat vanhentuneet.
Onneksi tekoälyn myötä nykyteknologia mahdollistaa toimittajien, alihankkijoiden ja toimitusketjun riskienhallinnan esimerkiksi ESG:n, geopoliittisten, toiminnallisten (luonnonkatastrofit jne.) ja kyberriskien näkökulmista. Kenties näissä teknologisissa avauksissa olisi ratkaisu seuraaviin haasteisiin:
- Kuinka voidaan aidosti hallita ja valvoa satoja tai tuhansia toimittajia ja kaikkia heidän alihankkijoitaan kustannus- ja resurssitehokkaasti?
- Kuinka toimittajahallinnasta saadaan proaktiivista reaktiivisuuden sijaan?
Minkälaisia ajatuksia aihe sinussa herättää? Mitä toimittajahallintaan teillä sisältyy?
Painitteko kenties parhaillaan aiheen parissa?
Sparraan ja autan mielelläni. Kenties kehitämme yhdessä aivan uusia oivalluksia.
Tieto uusimmista kirjoituksista julkaistaan aina myös LinkedIN:ssä, joten klikkaa ja seuraa!
Ajatusten takana
Maria Saari
CEO, Y-Hankinta Oy
Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen.
Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.