Tiedolla johtaminen on aihe josta on puhuttu paljon ja aihe vain tuntuu kuumenevan. Tiedolla johtamista tavoitellaan ja siihen johtavia projekteja käynnistetään. Tavoite on mielestäni erittäinkin kannatettava, johtamisen tuleekin aina pohjautua tietoon, ei olettamuksiin.
Mitä tällä on tekemistä hankintojen kanssa?
Mielestäni paljonkin. Tiedolla johtaminen tulisi huomioida osana organisaation jokaista järjestelmähankintaa. Sen lisäksi, nykyaikaisen hankintatoimen tulisi hyödyntää tietoa jokapäiväisessä työssään hankinnan koko elinkaaren ajan. On sitten kyse hankinnan valmistelusta tai sopimuskauden aikaisesta toiminnasta.
Tiedolla johtamisen edellytys
Tiedolla johtamisen edellytyksenä on tiedonhallinta. Käytännössä, jotta tiedolla voidaan johtaa, täytyy tarvittavan tiedon olla saatavilla. Tarvittavan tiedon saatavuuden varmistaminen on väistämätön ensiaskel kohti tiedolla johtamista.
Usein varsinkin isommissa organisaatioissa toimintamallit ja tavat tehdä asioita ovat pirstoutuneet eri toiminnoissa toisistaan poikkeaviksi. Tämä tuo haasteen tiedon saatavuuteen tai joissain tapauksissa jopa esteen. Käytännössä tällöin kokonaisuuden tiedolla johtamisen sijaan voidaan johtaa vain ja ainoastaan osakokonaisuuksia.
Organisaatiota täytyy kuitenkin kyetä johtamaan myös kokonaisuuksien näkökulmasta. On kyse sitten hankinnoista, tuotettavista palveluista, resursseista, kustannustehokkuudesta, laadusta, riskienhallinnasta jne.
Esteitä voidaan kenties kiertää erilaisin ”purkkaviritelmin”, mutta erilaisten, vuosien saatossa tehtyjen ”viritelmien” ylläpito monimutkaistuu ja tuo siten myös resurssitehottomuutta. Toisin sanoen se luo kasaantuneen ”purkkaviritelmien verkoston”, minkä ylläpitämiseen tarvitaan suuri määrä resursseja sekä osaamista.
Mitä sitten tulee tehdä tiedon saatavuuden varmistamisen osalta? Riittääkö, että meillä tehdään tarvittavaa tiedon tallentamista? Riittääkö, että meillä on järjestelmiä joihin tietoa tallennetaan?
Vastaan; ”Kyllä ja Ei”. Kyllä, jos ne ovat yhdenmukaisia ja järjestelmistä tarvittava tieto on saatavilla. Vieläkään, nykypäivänä tiedon saatavuus järjestelmistä ei valitettavasti ole itsestäänselvyys.
”Ei” vastausta avaan vielä hivenen enemmän seuraavin esimerkein:
Toimintaprosessista irralliset kirjaukset
Käytännössä tiedon tallennusta saatetaan tehdä varsinaisesta toimintaprosessista irrallisiin tiedostoihin, kun tehokkaassa prosessissa tarvittavat mittarointiin ja raportointiin tarvittavat tallennukset voitaisiin tehdä osana varsinaista toimenpidettä. Tällöin resurssien käyttö tehostuu ja hallinnollinen taakka pienenee, eikä ylimääräistä työtä tarvitse tehdä. Tieto kertyy osana jokapäiväistä työtä.
Toiminnoittain eroavat käytännöt ja järjestelmät
Toiminnoittain saattaa käytettävissä järjestelmissä tai tiedon tallennustavoissa olla eroja. Erot johtavat usein haasteisiin kokonaisuuden johtamisessa. Yhteismitallista tietoa ei yksinkertaisesti ole saatavilla tai sitä on mahdoton yhteismitallistaa.
Tietojen vertailtavuuden epäkohdat
Esimerkiksi, jos on tarvetta verrata palvelua A ja B keskenään, mutta niiden sisällöt eivät ole yhdenmukaisia, johtaa se tilanteeseen, jossa vertaamme helposti ”omenoita ja appelsiinejä” keskenään. Pahimmillaan tämä johtaa taasen virheellisiin tulkintoihin ja päätöksentekoon.
Virheellinen tieto
Yhtenä avainelementtinä tiedon hyödyntämismahdollisuuksiin on tiedon oikeellisuus ja ajantasaisuus. Tietoa tulee ylläpitää ja ylläpitämisessä tulee huomioida myös resurssit. Loppupeleissä tieto koostuu ihmisten tekemistä tiedon tallennuksista ja ihmisillä on tapana tehdä myös virheitä.
Startti tiedolla johtamiseen
Ensimmäiset askeleet tiedolla johtamiseen ovat tarpeiden ja tarvittavien tietojen kartoitus sekä tietolähteiden tunnistaminen ja tiedon oikeellisuuden analysointi. Lisäksi kannattaa samassa yhteydessä tarkastella nykyisiä toimintatapoja sekä prosesseja; Tukevatko ne tarvittavan tiedon saantia mahdollisimman resurssitehokkaasti?
Em. kartoitus tulisi tehdä organisaation eri tasoille. Oman näkemykseni mukaan, vaikka puhutaankin tiedolla johtamisesta, tulisi saatavilla olevan tiedon hyödyntäminen olla osa niin operatiivisen, taktisen kuin strategisen tason arkea.
Ehkä tiedolla johtamisen sijaan puhuisin mieluummin ”roolipohjaisesta tiedolla tuottamisesta”. Miksi tuottamisesta? No, tiedon hyödyntämiselle tulee olla tavoite, tieto tiedon vuoksi on hyödytöntä. Johtaja omalla työllään saa aikaan eli tuottaa, hyvää johtamista, operatiivinen taso tuottaa palveluita, kuten vaikuttavia tietoon perustuvia hankintoja jne.
Kenties tästä aiheesta tuonnempana lisää!
Tieto uusimmista kirjoituksista julkaistaan aina myös LinkedIN:ssä, joten klikkaa ja seuraa!
Ajatusten takana
Maria Saari
CEO, Y-Hankinta Oy
Intohimoinen hankinta-alan ammattilainen.
Väsymätön vaihtoehtojen kartoittaja ja sopimusehtojen tulkitsija. Harrasteena rakentaminen ja remontointi sekä verstaalla uusien huonekalujen visiointi.